Старайтесь совершать меньше движений

13.12.2012 Григорий Цапко Полезные советы

Работая в программе Excel, мы, как правило, совершаем определенную последовательность действий, выражающихся в движениях, таких как, перемещение мышью курсора по экрану, вызовом команд и диалоговых окон, навигацией по рабочим листам и открытым книгам, вызовом функций и написанием формул.

Каждое движение требует определенного времени на свое осуществление. Соответственно, чем проще движения и меньше их количество, тем с большей скоростью мы выполняем ту или иную работу. Соответственно наша производительность труда возрастает.

Здесь я говорю именно о движениях.

Естественно, что производительность труда в Excel можно повышать, совершенствуя методы обработки информации, задействуя мощные встроенные механизмы, такие как сводные таблицы, макросы, консолидацию, поиск решений, пакеты анализа и многое другое. И это основной путь.

Однако, нередко приходиться выполнять достаточно большое количество рутинных действий, которые уже никак не автоматизировать, или времени и умственных усилий на их автоматизацию уйдет больше, чем итоговая экономия.

В этих случаях, я призываю вас мыслить в категориях Научной Организации Труда (сокращенно НОТ).

Напомню, что Научная Организация Труда – это процесс совершенствования организации труда на основе достижений науки и передового опыта.

Здесь важно понимать, что все те принципы и методы совершенствования организации труда которые применялись к физическому труду и материальному производству, например, таким как операция удара молотом или замены резца на токарном станке, в полной мере применимы и к трудовым движениям и операциям совершаемым при решении тех или иных задач в программе Excel.

При совершенствовании трудовых процессов нужно руководствоваться следующими принципами улучшения:

Принцип систематического наблюдения. В частности, постоянное наблюдение за совершаемыми трудовыми операциями и действиями при выполнении той или иной работы в программе Excel.

Принцип анализа операций. В частности, разложения всей выполняемой работы на отдельные задачи и элементы, и их изолированное рассмотрение, вплоть до самых простейших, таких, например, как выделение ячеек, копирование данных, перемещение между листами, вставка столбцов и строк, вызов контекстного меню, команды форматирования и т.д.

Принцип измерения. Необходимо измерять осуществляемые элементарные и изолированные трудовые операции во времени и пространстве. Например, какое расстояние проходит указатель мыши на экране, какое время уходит на выделение несвязанных диапазонов ячеек, сколько времени занимает операция копирования или вставки и т.д.

Принцип эксперимента и испытания практикой. Проведя наблюдение, разложив и проанализировав состав трудовой операции, определив время на выполнение каждой и выделив критические с этой точки зрения операции можно переходить к экспериментам и поиску наиболее эффективных и рациональных приемов выполнения тех или иных действий.

Применяя эти несложные принципы в своей повседневной практике на систематической основе можно спустя уже непродолжительное время добиться существенных улучшений и роста производительности труда.

Наблюдайте и анализируйте свою работу, используйте максимально эффективные приемы работы.

• Применяйте горячие клавиши Excel;
• Изучайте функции Excel. Ониспособны значительно автоматизировать выполнение рутинных операций. Обратите внимание на текстовые и логические функции.
• Располагайте окна и рабочие книги рядом, в одном экране;
• Применяйте команды форматирования один раз к большим несвязанным диапазонам ячеек используя клавишу Ctrl для их объединения;
• Группируйте листы для выполнения одинаковых операций на всех листах одновременно;
• Вместо «протягивания копируемой формулы» используйте двойной щелчек мыши по правому углу выделенной ячейки;
• Изучайте многие другие хитрости работы в Excel;
• Подпишитесь на обновления сайта Excel Training;
• Постоянно старайтесь применять полученные знания на практике и  экспериментируйте.

Важно проникнуться философией улучшений и запустить механизм наблюдения, анализа и эксперимента.

Каждый раз, задавая себе вопрос – а как я еще могу улучшить свое мастерство? и каждый раз находя на него ответ, мы с вами будем день ото дня двигаться к вершинам совершенства и росту нашего профессионализма.

Удачи вам, на этом нелегком, но интересном пути!

Как создать шаблон в Excel Методические указания по проведению анализа финансового состояния организаций